吉林财经大学会议室管理办法

学校会议室、接待室是学校举行会议、接待宾客的重要场所。为保证学校日常工作的正常运转，提高会议室的使用效率，规范会议室的使用秩序，为校领导及学校各部门提供良好的服务，制定本办法。

一、    会议室概况

二、    使用范围

（一）     各会议室主要用途：

1.综合楼第一会议室主要用于学校党委常委会会议、校长办公会等校级会议和经批准由职能部门召集的相关会议。

2. 综合楼第二会议室主要用于学校组织承办的各类中型会议，经批准由职能部门召集的相关会议。

3.  图书馆会议室主要用于学校组织承办的各类中型会议，接待重要领导和来宾；经批准由职能部门召集的相关会议，各类中型学术报告会等。

4.  综合楼接待室、图书馆接待室主要用于接待外宾、重要领导和重要来宾临时休息。

5.  图书馆1007室主要用于上级部门评审、评估等活动的会议资料阅览。

6.  学术报告厅主要用于学校召开的大型会议；干部全体会议；学校召开或承办的各类学术报告会，经批准由各院（部、中心）组织的大型学术报告会等。

（二）     所有会议室只限学校内部使用，一律不对外使用。

（三）     各会议室由学校办公室统一管理，协调使用，未经批准，校内各单位不得随意使用各会议室。

（四）     学校办公室严格按照各会议室用途安排使用。无特殊情况，各单位不得超越使用范围使用会议室。

三、    申请程序

（一）     使用会议室必须提前预约（大型会议至少提前3天，一般会议提前1天），登记并经批准后方可安排使用；不提前预约的常规性会议一般不予安排使用。使用图书馆会议室、图书馆报告厅需向学校办公室提交书面申请，经批准后方可使用。

（二）     因未办理登记手续、登记不及时或不明确而造成延误会议等后果，由联系部门负责。

（三）     当在同一时间段内有不同的部门申请使用会议室，将根据申请时间，采用“先申请者先使用”的原则，由会议室管理人员审批决定使用者。

四、    注意事项

（一）     列入学期工作计划的会议优先使用会议室；若各职能部门预定的会议室与学校临时性重要会议所用发生冲突，后者优先使用。

（二）     每周在各会议室安排会议时，原则上以学校日程安排的会议通知为准，如需要临时调用会议室的，应事先向学校办公室说明（包括双休日）。

（三）     会议室一经借出，会务工作由使用单位派人负责并自备会议用品。使用前提前到校办综合科办理交接手续，若使用图书馆会议室和学术报告厅时需要投影、音响等设备，由信息管理中心凭校办审批单提供技术支持；会议结束后，使用部门要将会议室的卫生打扫干净，桌椅摆放整齐，关好窗户和各种电器，恢复原样，并通知校办综合科，予以验收。

（四）     使用单位应爱护室内公用设施，因人为因素损坏或丢失的由使用部门或当事人承担相应赔偿责任。

（五）     在会议室悬挂、张贴物品，须经学校办公室同意，不得破坏、弄脏原有装修。

（六）     各院（部、中心）组织的大型学术报告，主要参会人员为学生时，须有一名以上教师或辅导员始终在场，组织、协调和负责活动的安全工作。

  （七）使用单位应如实向学校办公室说明会议内容，如遇实际使用情况与申请内容不符，学校办公室有权终止该会议室的使用。