吉林财经大学合同管理办法

（试 行）

第一章  总  则

第一条 为加强吉林财经大学（以下简称“学校”）合同管理工作，防范合同风险，切实维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规以及学校《章程》的相关规定，结合学校实际，特制定本办法。

第二条  本办法所称合同，是指学校作为独立的民事主体，与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。

第三条  学校所签合同按照性质、所涉金额大小和重要程度，分为重大合同和一般合同。

法律关系复杂、合同标的数额较大、对学校有重要影响、涉及师生员工切身利益的合同为重大合同，其他为一般合同。

第四条 本办法所称合同管理，是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度，对合同起草、审查、订立、履行、责任追究等一系列行为进行的规范管理。

学校合同管理实行“统一领导、归口管理、分级负责”的管理体制。校长全面领导合同管理工作，分管校领导、各职能部门依照本办法履行相应的合同管理职责。

第五条 合同的签订和履行应当遵守国家法律法规的有关规定，遵循平等、自愿、公平和诚实信用原则，遵守学校合同管理制度。

未经授权，校内任何单位和个人不得以学校或本单位名义对外签订合同，出具承诺函、担保函、对账函、答复函等书面文件。

学校不对外签订担保合同。

第二章  合同管理部门及职责

第六条  学校合同事务由综合管理部门、审核部门、归口管理部门和承办单位依各自职权进行管理。

第七条  学校办公室是负责学校合同事务的综合管理部门。主要职责包括：

（一）制定学校合同管理的基本规章制度；

（二）委托学校法律顾问对合同进行合法性审核，依法提出书面意见；

（三）统一保管并按规定出具学校法定代表人授权委托书；

（四）负责学校公章、合同专用章及学校法定代表人签字章的使用；

（五）印发合同专用章审批单，依规负责学校合同专用章使用过程的监督；

（六）负责合同的编号及归档；

（七）协助学校领导做好合同订立、履行过程中相关事务的协调工作，协助及督促合同履行和合同纠纷处理；

（八）完成学校交办的其他工作。

第八条 计划财务处、审计处、资产管理处是学校合同事务的审核部门。

计划财务处的主要职责为: 审核合同条款是否符合学校有关财经政策和财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源保障，资金结算及收付款方式是否合理，对合同可能涉及的财务风险进行评估。

审计处的主要职责为：审核合同的内容是否合法，对相应政策风险进行评估。

资产管理处的主要职责为：审核合同的内容是否符合采购相关规定。

第九条 合同归口管理部门是对本部门职责及业务范围内的合同事务进行管理及业务审核的职能部门。主要职责包括：

（一）负责本部门经学校授权委托合同的管理，授权如下：

1.学生工作处（部）、团委负责学校学生事务类、活动类合同；

2.教务处负责本科人才培养与本科教学实习基地等与部门业务相关的合同;

3.研究生学院负责学校研究生教育业务类合同；

4.招生就业处负责学校招生就业事务和活动类合同；

5.继续教育学院负责学校继续教育、非学历教育类等合同；

6.人事处负责学校劳动或人事合同；

7.科研处负责学校科研项目、科技成果实施及转让、产学研合作以及著作出版合同；

8.国际合作与交流处负责中外合作办学合同、国际及港澳台交流合作合同、外籍教师工作合同、本校学生留学合同以及外籍教师聘用的中介服务合同；

9.发展规划与学科建设办公室负责学校发展规划以及学科建设、学科调整等与部门业务相关的合同；

10.计划财务处负责学校融资等与部门业务相关的合同；

11. 资产管理处负责采购、资产管理、国有资产租赁及国有资产处置类与部门业务相关的合同；

12.后勤保障处负责学校基本建设、维修与维护等后勤保障工程类、服务类等合同。

上述授权范围内未涉及的合同，按照工作分工或学校授权，由学校办公室提出归口管理部门建议，相应的部门或单位为合同归口管理部门。

（二）负责对其他属于本部门职责及业务范围内的合同进行业务审核。

合同内容涉及两个及以上归口管理部门的，应根据合同性质或主要条款确定管理部门，其他相关部门为会签部门；不能确定的，原则上由合同内容所涉经费的管理部门负责。

第十条 合同归口管理部门的主要职责包括：

（一）协助承办单位参与合同的谈判、协商、拟定；

（二）负责将重大合同提请学校决策会议审定；

（三）在授权范围内负责有关合同的签署；

（四）监督合同具体执行情况，执行中发现问题及时报送并积极解决；

（五）协助承办单位处理合同纠纷；

（六）负责合同的备案。

合同归口管理部门的主要负责人为合同管理负责人。合同归口管理部门应指定专人作为合同管理人员。

第十一条  合同承办单位是合同的主要实施单位，负责合同文本的磋商、起草、报审、履行、保管、移交归档等工作，接受合同归口管理部门对上述过程实施监督。

合同承办单位的主要负责人为合同承办责任人。合同承办单位应指定专人作为合同承办人。

第三章  合同的订立

第十二条  合同承办单位在订立合同前应当对下列事项严格审查：

（一）审查合同相对方的缔约资格（营业执照、组织机构代码证、经营许可证等）、委托代理权限及履约能力；

（二）审查合同相对方的资质证明、权属证书等，并进行影印留存；

（三）审查合同相对方的业绩证明、财务数据等；

（四）评估合同履约风险。

合同承办单位对合同真实性、合法性负责。

第十三条  合同签署前，合同承办单位应进行可行性论证、风险评估、成本测算等。

第十四条  合同起草时，如国家或行业已发布合同示范文本或格式合同文本，应当优先采用，在此基础上学校可以根据实际情况对合同内容进行调整、修改。

没有示范文本的，应参照学校《合同文本起草指南》中的一般合同示范文本起草。

第十五条  合同起草时应确保合同必要条款完备，内容具体、详细。合同原则上应由学校方负责起草，若使用对方提供的合同文本，应当逐条审核并根据双方协商情况修改、完善，以规避合同风险。

第十六条  合同一般应包括以下条款：

（一）当事人（法人）的名称、住所，法定代表人姓名、职务，委托代理人姓名、职务，联系方式；

（二）标的及种类、数量、质量要求、技术标准等；

（三）价款或者报酬及付款条件和付款方式；

（四）双方的权利和义务；

（五）履行期限、地点和方式；

（六）验收标准及方法；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法（原则上由学校所在地法院管辖）；

（九）合同签订的时间地点；

（十）其他条款。

合同文本中如涉及数字、日期，应注明是否包含本数；如涉及金额应同时使用大写、小写。合同不得留白，合同模板中不适用的条款，填写“无”或以“/”标示。合同正文结束之处标明“以下无正文”字样。如合同末页无正文条款的，则应标明“本页无正文，仅为签字盖章页”。

第十七条  合同签署文本一般使用中文，若涉外合同需采用外文文本的，承办合同的单位应当保证外文文本与中文文本的合同内容相一致，两种文字具有同等法律效力，合同归口管理部门应做好文本审核。

因翻译不准确、内容不一致导致学校合法权益受损或者发生纠纷的，由承办合同的单位以及合同归口管理部门承担相应的责任。

第十八条  法律顾问要对合同进行合法合规性审核，出具书面意见并承担相应责任。

第十九条 合同的审批：

（一）合同的审批根据标的额大小按学校借款与报销审批权限执行。标的额为3万元（含）以上的合同，由承办单位填写“合同审批单”，并将“合同审批单”、合同原件、会议纪要、采购文件及中标通知书等相关材料报送合同归口管理部门进行审批后，须至少提前七个工作日提交法律顾问、审核部门和综合管理部门进行合法性审核，提交学校领导审批；

（二）合同内容涉及“三重一大”事项的，合同归口管理部门须按照党政议事规则提请党委常委会或校长办公会审定。

第二十条  法律法规对合同订立程序有特别规定的，应当依其规定办理合同审批手续。

第二十一条  学校订立合同应当由法定代表人或其授权的代理人签署，并加盖学校合同专用章或公章。

合同授权委托书的申请及使用等工作，按照学校《授权委托书管理规程》的规定进行。

第二十二条  合同专用章由学校办公室负责管理使用，各承办单位用章时必须向学校办公室提供合同文本、完整论证材料以及签字后的“合同审批单”。

第四章  合同的履行

第二十三条  合同签订后，各承办单位应按照合同约定履行，并敦促对方按约履行。合同归口管理部门应当对合同履行实施监督。

第二十四条  在合同履行过程中出现纠纷，承办单位应及时报告合同归口管理部门和学校办公室，学校办公室应会同合同归口管理部门、法律顾问立即采取相应措施积极处理。经协商无法解决的，应确保在诉讼时效内根据合同约定选择诉讼或仲裁方式解决。

第二十五条  合同履行过程中，如需签订补充协议或变更、解除合同的，应当签订书面合同，并按本办法规定的合同审批程序进行审查。

第五章  合同的管理

第二十六条  合同文本原件至少由学校执有二份，其中一份用于承办单位财务结算，一份用于学校办公室归档。合同签订后，承办单位应当在五个工作日内及时报送合同原件，并将合同复印件报送归口管理部门备案和单位内保存。学校办公室依据合同性质负责将合同文本进行编号，并负责合同登记管理：记录合同签订时间、合同名称、合同金额、合同履行期限、合同相对方、审批人、合同履行情况等。

第二十七条  合同履行完毕之前，承办单位应负责保管合同磋商期间以及履行期间形成的各种材料，包括但不限于补充协议、对方营业执照复印件、法定代表人身份证复印件、沟通函、邮件、信件等相关材料。合同履约完成后，承办单位应当在五个工作日内将相关材料报送学校办公室。

第二十八条  学校办公室、合同归口管理部门和承办单位应做好合同及其相关材料的保密工作，指定专人保管，原则上不得外借，外借须经审批并设立借阅及归还记录。

第二十九条  合同归口管理部门应于每年年底将本部门合同登记事项汇总后报送学校办公室。

第三十条  学校办公室应于每年年底将所有合同及相关材料汇总后转交学校档案馆归档。合同及相关材料原则上应当长期保存，法律法规或学校档案管理办法有特别规定的，从其规定。

第六章　法律责任

第三十一条  有下列行为之一的，学校将根据情节轻重追究直接负责人及有关责任人责任；给学校造成损失的，追究责任人的赔偿责任；构成犯罪的，送交国家司法机关：

（一）未经合法授权擅自对外签署合同的；

（二）超越代理权或滥用代理权签署合同的；

（三）未认真调查对方主体资格、履约能力及权限的；

（四）在合同签订和履行中未尽注意义务，致使合同无效或学校利益受到损失的；

（五）应当签署书面合同但未签署的；

（六）以权谋私或与对方恶意串通，利用合同谋利或从事违法活动的；

（七）未及时汇报、未及时处理合同纠纷的；

（八）未尽妥善保管义务，致使合同及相关材料丢失的；

（九）恶意销毁、篡改或擅自变更、解除合同的；

（十）其他违反法律法规和学校规章制度的行为。

第三十二条  合同经办人员及相关责任人应当对合同内容严格保密。相关人员违反保密义务，应承担赔偿责任。涉及违规违纪的，依规依纪追究相关责任。

第七章  附  则

第三十三条  本办法未尽事宜，执行学校其他相关规定。合同归口管理部门可以根据本办法制定合同管理实施细则，并报学校办公室备案。人事聘用及劳动合同、外籍教师工作合同除合同内容外参照本办法执行。

第三十四条  本办法由学校办公室负责解释。

第三十五条  本办法自公布之日起施行。

吉林财经大学授权委托书管理规程.docx

授权委托书申请表及委托书.docx

吉林财经大学合同用印审批单.docx

合同起草指南.doc